Quand vous prévoyez la participation de votre société à un salon, n'oubliez pas de prévoir toutes les sources de dépense cachées, pouvant parfois représenter plus de la moitié du coût total du salon. Evitez le piège classique qui consiste à ne budgéter que le prix de la location de l'espace d'exposition et du stand.

Voici quelques exemples des coûts d'un salon :

- L'installation du stand. En fonction de la complexité de votre stand, vous pourriez ne pas obtenir l'autorisation de le monter vous-même. Peut-être vous faudra-t-il engager de la main d'oeuvre locale pour construire votre stand. Cela ne dépend pas uniquement de votre habilité de bricoleur ou non, mais également de la réglementation locale et des syndicats. Dans certaines villes, il est interdit de construire son stand soi-même si vous devez y passer plus d'une demi-heure à deux personnes. N'essayez pas d'ignorer ces règlements - la pire chose qui puisse vous arriver sur un salon est d'avoir des problèmes avec les syndicats locaux !

- Location de matériel. En plus des comptoirs, chaises, présentoirs à brochures, etc. dont vous aurez besoin pour meubler votre stand, n'oubliez pas le lecteur de badges. Les visiteurs ne seront pas prêts à remplir un formulaire sans contre-partie alors que tous les autres stands ne font que scanner leur badge. Si vous voulez rapporter des contacts de votre salon, louez le lecteur de badges avec l'imprimante intégrée et le lecteur de disquette qui vous permettra de faire une copie de la base chaque jour. Vous pouvez aussi avoir besoin d'un projecteur, d'un écran géant, etc. car faire des démonstrations est la meilleure façon de ramener une liste de prospects qualifiés.

- Brochures, CDs de démo, et gadgets. Vous devez être prêt à donner des brochures aux visiteurs de votre stand mais devez aussi prévoir un gadget portant votre logo pour inciter vos prospects à donner leur badge pour quelques secondes. En fonction du niveau de qualification de l'audience, vous pouvez choisir d'offrir un voyage ou un objet de valeur par tirage au sort ; C'est la meilleure façon d'inciter les visiteurs à assister à une démonstration et remplir une fiche de qualification par exemple.

- Frais de déplacement. A moins que le salon ne soit proche de chez vous, vous devrez emmener un certain nombre de personnes (3 ou 4 pour un 9m2, au moins 5 ou 6 pour un 18m2, etc.), payer les nuits d'hôtel et les repas, etc. Réservez les vols au moins 3 semaines à l'avance pour obtenir les meilleurs prix et les hôtels par l'intermédiaire des organisateurs du salon pour bénéficier de leurs tarifs négociés. Mais n'oubliez pas que certaines villes telles que New York ou San Francisco vous coûteront une fortune en notes d'hôtel - tarifs négociés ou non. Ne laissez pas chaque personne louer une voiture - si des voitures sont nécessaires, louez en une pour 3 ou 4 personnes.

Participer à un salon est toujours onéreux, même en planifiant soigneusement. Mais les salons sont aussi une des meilleures sources de contacts quand ils sont bien ciblés. Alors, assurez-vous de les budgéter correctement!